Expediente de Personal (Hoja de Vida)

  1. ¿Qué tipos de constancias o registros deben de conservar los empleadores?

    Las leyes federales y del estado de California requieren que los empleadores tengan un expediente para cada empleado. La tabla siguiente muestra algunos de los tipos de documentos que su empleador debe de archivar y por cuánto tiempo debe archivarlos:

    Tipo de documentoDebe de ser archivado por…Su nombre, número de seguro social, y dirección4 añosSu sexo y fecha de nacimiento3 añosLa descripción de su trabajo y su clasificación1 añoLas fechas del comienzo y fin de su empleo4 añosConstancias de pago que muestren cuántas horas trabajó y cuanto le pagaron3 añosCualquier pago especial, regalos, o aguinaldos que usted haya recibido y los periodos en que se los dieron4 añosRegistros utilizados para administrar su pensión o planes de beneficios6 añosFechas y pagos de impuestos federales y estatales retenidos de su salario4 añosConstancias de cada decisión que haya afectado su ascenso, descenso, transferencia, despido o entrenamiento1 añoSus registros disciplinarios y su constancias de despido1 añoLa lista del empleador de lesiones y enfermedades laborales y los informes a OSHA5 añosCualquier lista de lesiones o enfermedades relacionadas al trabajo, La duración de su que hayan requerido más que primeros auxilios y por las cuales empleo más usted faltó al trabajo30 añosExpedientes de reclamos de Compensación al TrabajadorPor lo menos 5 años después de su último tratamientoExpedientes médicosLa duración de su empleo más 30 años

    Además de los documentos que deben archivar por ley, muchos empleadores también deciden de manera voluntaria mantener expedientes personales de sus empleados. Estos expedientes pueden constar de tales registros como solicitudes de empleo, evaluaciones, y registros de asistencia.

  2. ¿Debe mi empleador dejarme ver mi expediente personal de trabajo?

    . La Sección 1198.5 del Código Laboral de California permite que la mayoría de los empleados del sector privado y público vean sus expedientes personales de trabajo. Además, los empleados del sector privado que hayan renunciado, que estén en permiso de ausencia, o que hayan sido despedidos o laid off tienen los mismos derechos de inspección que los empleados actuales. Sin embargo, la Sección 1198.5 no cubre a los oficiales de seguridad pública, empleados de agencias estatales, o a empleados de escuelas públicas. El acceso de estas personas a sus expedientes de trabajo se rige por varias leyes estatales, federales, y leyes que específicas a sus trabajos. La mayoría de estas leyes le dan a los susodichos empleados derechos de inspección similares a aquellos garantizados por la Sección 1198.5. 

  3. ¿Que tipos de constancias y registros puedo ver?

    Usted tiene el derecho a inspeccionar: 

    • Cualquier registro de su expediente de trabajo que sea utilizado para determinar su capacidad para empleo, asensos y aumentos, y 
    • Cualquier registro de su expediente de trabajo que contenga información relacionada a acciones disciplinarias (incluyendo su despido.) 
    • Cualquier documento médico archivado por su empleador (incluyendo los resultados de pruebas antidrogas) que haya sido copilado por su proveedor de cuidados médicos después de que usted empezó a trabajar. (Nota: Ni el empleador ni el proveedor de cuidados médicos tienen la obligación de revelar los resultados de los exámenes físicos realizados antes de que le dieran trabajo.) Se le puede permitir a un proveedor de cuidados médicos que facilite una versión sintetizada de su expediente médico, en vez de todo su expediente. 

    Usted no tiene derecho a inspeccionar: 

    • Cualquier registro relacionado a la investigación del empleador sobre posible actividad criminal, o 
    • Cualquier carta de recomendación, o cualquier otro documento que su empleador haya conseguido antes de que usted haya empezado a trabajar ahí. 
  4. ¿Puedo hacer copias de documentos en mi expediente?

    Usted tiene derecho a hacer copias de cualquier documento relacionado al trabajo que usted haya firmado (según la Sección 432 del Código Laboral de California). Su empleador debe permitirle revisar los documentos que no estén firmados y usted puede tomar notas, pero el empleador no tiene la obligación de darle copias de tales documentos (según la Sección 1198.5 del Código Laboral de California) 

  5. ¿Cómo puedo conseguir revisar mi expediente?

    Pídale a su empleador que le deje ver su expediente. Su empleador debe de tener copias de su expediente personal en el lugar donde usted se reporta a trabajar, o por lo menos debe de facilitarle su expediente dentro de un lapso razonable después de que usted haya pedido verlo. Si su empleador no guarda su expediente en el lugar donde usted trabaja o por cualquier razón no le facilita su expediente en su lugar de trabajo, el empleador debe de permitirle inspeccionar su expediente donde quiera que éste se encuentre sin que le descuente su salario por el tiempo que usted invierta en hacer esto. 

  6. ¿Qué puedo hacer si mi empleador se rehúsa a mostrarme mi expediente de trabajo?

    Primero infórmele a su empleador sobre su derecho legal de inspeccionar su expediente según el Código Laboral. Si esto no funciona, usted puede presentar una queja contra su empleador ante el Departamento de Relaciones Industriales de California (en inglés, The California Department of Industrial Relations, Division of Labor Standards Enforcement, o el “Labor Commissioner”). Usted también puede llevar su caso directamente al Tribunal (la Corte). 

Si desea más información acerca de sus derechos laborales, llame a: The Workers’ Rights Clinic
(El taller sobre los derechos de los trabajadores).

Nota Legal

El propósito de esta hoja informativa es proporcionar información correcta y general acerca de sus derechos legales respecto al empleo en California. Sin embargo, las leyes y procedimientos legales están sujetas a su modificación frecuente y a interpretaciones distintas, por lo que Legal Aid Society–Employment Law Center no puede garantizar que la información que contiene esta hoja informativa esté actualizada, ni se hace responsable de cualquier uso que se le dé. No se confíe de esta información sin consultar a un abogado o la agencia correspondiente acerca de sus derechos en su situación particular.